Deze eerste reeks aanbevelingen geldt voor alle soorten abonnementen.
In Playr kun je zoveel dashboards maken als je wilt. Een dashboard is een volledig autonome container met inhoud. Als je verschillende afdelingen in jouw organisatie controle wilt geven over hun eigen content, dan is het maken van een dashboard per afdeling de manier om dit te doen.
Daarnaast is het raadzaam om gebruikersaccounts aan te maken die alleen toegang hebben tot content op specifieke dashboards.
Het is in veel organisaties de bedoeling dat (een deel van) de content van verschillende afdelingen samen getoond wordt op de schermen. Dit combineren van content kan op verschillende manieren worden gedaan. Er bestaat een kans dat de manier die initieel het eenvoudigst lijkt later voor extra werk zorgt in het onderhouden en organiseren van deze content. We raden daarom aan om content te delen in de vorm van afspeellijsten i.p.v. van pagina's.
Het is daarbij handig als er een apart dashboard is waarop de kanalen onderhouden worden die gebruikt worden voor de hele organisatie of in ieder geval voor die kanalen waarin gecombineerde content getoond gaat worden. Dit kan ook één van de bestaande dashboards zijn, als het maar voor iedereen duidelijk is wie die gemeenschappelijke kanalen beheert.
Het combineren van content met behulp van afspeellijsten werkt dan als volgt:
We adviseren het combineren van content op basis van afspeellijsten omdat op deze manier;
Als ook gebruik wordt gemaakt van de tips voor het creëren van een uniforme stijl met achtergrondpagina's (zie volgende paragraaf) dan kan zeer efficient, zeer professioneel uitziende content gecreëerd en onderhouden worden, ook binnen grote organisaties.
Om het gebruik van een uniforme huisstijl voor alle pagina's af te dwingen, is het verstandig om achtergrondpagina's te gebruiken voor al jullie reguliere pagina's. Standaard moeten gebruikers altijd handmatig de juiste achtergrondpagina voor een nieuw toegevoegde blanco pagina selecteren. Dit kan vergeten of een vervelend klusje worden. Om de juiste achtergrondpagina direct te krijgen, zijn er twee alternatieve mogelijkheden:
Als jouw bedrijf Google of Microsoft gebruikersaccounts gebruikt voor vele/alle diensten, dan wil je die wellicht ook gebruiken voor Playr. Het grote voordeel is dat de gebruiker eenvoudigweg kan inloggen met zijn/haar Google/Microsoft-gegevens. En als de werknemer het bedrijf verlaat, hoef je alleen maar zijn/haar Google/Microsoft gebruikersaccount uit te schakelen om te voorkomen dat hij/zij Playr kan gebruiken.
Als je niet wilt dat alle gebruikers content kunnen publiceren zonder toezicht, dan kun je de rechten om te publiceren beperken door gebruikers de rol van auteur te geven. Met deze rol kunnen ze de inhoud updaten, maar wanneer ze het opslaan, zal het worden opgeslagen als “concept”. Een gebruiker met een redacteur of bedrijfsbeheerder rol moet de aanpassingen goedkeuren voordat ze gepubliceerd (kunnen) worden.
Om te voorkomen dat een gebruiker per ongeluk belangrijke elementen op de pagina verplaatst bij het gebruik van de paginaontwerper is er de optie Elementen standaard vergrendelen in de bedrijfsinstellingen. Op deze manier kan, wanneer een gebruiker een pagina bewerkt, geen van de bestaande elementen standaard worden verplaatst of vergroot of verkleind. Pas als de gebruiker de pagina expliciet ontgrendelt, kunnen de elementen worden verplaatst en opnieuw in grootte worden aangepast.
In de bedrijfsinstellingen kun je een kleurenset definiëren die aan de gebruiker wordt aangeboden wanneer hij/zij een kleurenkiezer in de paginaontwerper opent. Door dit in te stellen op de kleuren uit jullie huisstijl wordt het voor de gebruiker een stuk eenvoudiger om de juiste kleuren te kiezen.
Kanalen kunnen worden afgespeeld door eenvoudigweg hun unieke kanaalafspeeladres te openen, bijv. http://playr.biz/1234/5678. Het configureren van een afspeelapparaat is dus net zo eenvoudig als het instellen van de webbrowser om dit afspeeladres te openen.
We raden echter aan om tijdens het instellen één extra stap te nemen en dat is het registreren van het afspeelapparaat. Dit doe je door de webbrowser te configureren om http://play.playr.biz te openen. Je ziet dan eenmalig een registratiecode, waarmee je het apparaat registreert in de sectie Afspeelapparaten van de bedrijfsinstellingen. Vervolgens kun je instellen welk kanaal op dat afspeelapparaat moet worden weergegeven. Het mooie is dat je zo later gemakkelijk van kanaal kunt wisselen, als je dat wilt.
Daarnaast kun je een aantal andere opties configureren voor dat specifieke afspeelapparaat, zoals de de leessnelheid van de inhoud, de tijdzone (zodat het de geprogrammeerde tijden goed toepast) en taal van de inhoud (zodat het zaken als datums en tijden in het juiste formaat weergeeft).
Als je niet wilt dat zomaar iemand op het internet jullie kanaalinhoud afspeelt (als hij of zij onverhoopt het kanaalafspeeladres te pakken heeft gekregen), ga dan naar de bedrijfsinstellingen en stel de optie Sta afspelen toe op in op een andere waarde dan Alle apparaten. Op die manier kun je een kanaal alleen afspelen vanaf apparaten die via de hierboven beschreven procedure zijn geregistreerd.
Een Pro-abonnement is zeer geschikt voor gebruik in grotere organisaties. Als je een Pro-abonnement hebt, zijn de volgende aanbevelingen voor jou.
Naast het toevoegen van een blanco pagina kan de gebruiker ook kiezen om te beginnen met een kopie uit de “voorbeeldpagina's collectie”. Deze voorbeeldpagina's zijn echter vrij algemeen. In plaats daarvan wil je mogelijk liever je eigen verzameling van bedrijfsspecifieke voorbeeldpagina's (of “sjablonen”) maken waaruit een gebruiker kan kiezen. Je kunt een bedrijfssjabloon collectie starten door één of meer pagina's aan te maken die je op deze manier wilt delen en vervolgens de optie Delen te selecteren op de pagina op het dashboard. Selecteer Delen binnen mijn bedrijf om deze pagina toe te voegen aan jullie bedrijfssjabloonverzameling. Je kunt deze pagina zelfs beperken tot alleen gebruikers die in een bepaalde taal werken.
Om het gebruik van bedrijfssjablonen volledig af te dwingen, moet je naar de bedrijfsinstellingen gaan en de optie Gebruiker kan geen lege pagina toevoegen als er bedrijfssjablonen zijn aanzetten. Op deze manier opent de Toevoegen knop in de pagina's sectie de verzameling bedrijfssjablonen voor een gebruiker om uit te kiezen, in plaats van een blanco pagina toe te voegen aan het dashboard.
Merk op de bedrijfsinstellingenpagina ook de optie Bij het kopiëren van een pagina met achtergrondpagina van een ander dashboard op. Hiermee kun je één van de volgende twee opties selecteren:
Kortom: kies de optie die past bij de procedures die jullie met alle afdelingen afspreken.
Als jullie een huisstijlgids hebben, dan zijn één of meer bedrijfslettertypes daar hoogstwaarschijnlijk ook een onderdeel van. Als Pro-gebruiker heb je de optie om je eigen lettertypes te uploaden en selectief bepaalde systeemfonts in en uit te schakelen. Zo bied je de gebruiker optimale begeleiding bij het kiezen van het juiste lettertype voor het creëren van content.
Playr heeft standaard een aantal apps waarmee je gegevens van online diensten kunt weergeven. De kans is groot dat er specifieke bronnen zijn waar jullie graag gegevens van zouden opvragen om deze naar jullie eigen smaak weer te geven. Met een Pro-abonnement kun je je eigen apps aanmaken, waarmee je gegevens kan ophalen in JSON- of XML-formaat, die je vervolgens kunt omzetten in individueel geformatteerde artikelen of een horizontale tikker.
Met de mixin-functionaliteit kun je een afspeellijst zo instellen dat de reguliere weergave van één of meer kanalen op verschillende Dashboards elke X minuten wordt onderbroken door de inhoud ervan af te spelen. Deze kanalen hoeven niet op hetzelfde dashboard te staan als de gemixte afspeellijst. Dit maakt het ideaal voor het pushen van inhoud die wordt beheerd door een centrale afdeling naar kanalen op dashboards die worden beheerd door andere afdelingen of lokale vestigingen.
Leer hoe je mixins gebruikt voor efficiënt beheer van inhoud die relevant is voor de hele organisatie.
In de sectie Afspeelapparaten van de bedrijfsinstellingen kun je altijd in één oogopslag zien welke afspeelapparaten op dat moment spelen en welke niet. Dat vereist echter dat een gebruiker actief de lijst bekijkt om het actief zijn van spelers te “monitoren”.
In plaats daarvan kun je ervoor kiezen om een activiteitsmonitor aan te maken, die zal automatisch monitoren of de afspeelapparaten actief zijn wanneer ze verondersteld worden actief te zijn. Wanneer dat niet het geval is, ontvang je een e-mailbericht met een overzicht van de apparaten die op dat moment onverwacht offline zijn.
Als extra beveiligingslaag bovenop “alleen afspelen op geregistreerde spelers”, bieden we Pro-gebruikers ook de mogelijkheid om inhoud alleen af te spelen vanaf een specifiek IP-adres of IP-adresbereik. Dit moet worden geconfigureerd in de bedrijfsinstellingen.